14. Платежная ведомость

14.1 Основные понятия

Платежная ведомость это финансовая запись заработной платы, чистой заработной платы, оплаченных каникул и вычетов работника. В основном она имеет отношение к предоставлению денег или бонусов работнику. Платежная ведомость является одной из наиболее сложных задач бухгалтерского учета по причине наличия множества различных счетов, людей и агентств, вовлеченных в выплату заработной платы.

Платежная ведомость обычно учитывается как расходы. Иногда бухгалтера "хранят" некоторые расходы платежной ведомости на счетах краткосрочных пассивов. Это применяется для налога на заработную плату, который может быть заплачен в отличное от выплаты заработной платы время. Заработная плата может выплачиваться еженедельно, в то время как налог на нее - ежеквартально. В этой главе описана методика. По которой расходы по платежной ведомости выплачиваются немедленно, но налоги хранятся на счетах пассивов.

Примечание GnuCash не имеет интегрированной системы платежных ведомостей. Вы можете хранить расходы по платежной ведомости в программе, но налоги и другие расходы по заработной плате следует рассчитывать отдельно.

14.2 Установка счетов

При настройке счетов следует учесть местное налоговое законодательство. По причине наличия множества способов налогообложения платежных ведомостей во всем мире, в этом разделе будет представлена самая простая структура. Основываясь на ней, вы сможете адаптировать непосредственно вашу платежную ведомость к своим потребностям.

Предположим, что вы должны заплатить 2 налога, НАЛ1 и НАЛ2 которыми облагаются сотрудник и работодатель соответственно.

Заработная плата сотрудника и эти два налога относятся на счета расходов. Налоговые компоненты на счета пассивов. На счету налоговых обязательств накапливаются налоги всех ваших сотрудников. Позже эти налоги выплачиваются соответствующей правительственной организации.

Простая настройка счетов платежной ведомости:

-Активы
  -Чеки
-пассивы
  -НАЛ1  (краткосрочный счет "хранения")
  -НАЛ2  (краткосрочный счет "хранения")
-Расходы
  -Заработная плата
  -НАЛ1
  -НАЛ2

Примечание Удержитесь от соблазна создавать отдельные субсчета для каждого сотрудника, чтобы отслеживать его заработную плату. Создание субсчетов для каждого сотрудника приводит к появлению неуправляемо больших списков счетов. Представьте себе план счетов после нескольких лет прихода и ухода сотрудников. Намного проще хранить все записи платежных ведомостей сотрудников на едином счету (Например, Расходы: Заработная плата) и пользоваться функцией отчетов, для просмотра информации по каждому сотруднику.

14.3 Протокол

GnuCash не имеет встроенной системы платежный ведомостей. GnuCash может отслеживать ваши расходы по платежной ведомости, но вам необходимо создать протокол платежной ведомости и выполнить вычисления за пределами программы, например, в крупноформатной таблице. В этом разделе представлен один такой протокол. Вы можете использовать этот типовой протокол в качестве образца.

14.3.1 Шаг 1: Список удержаний

Первым шагом платежного протокола является создание списка всех возможных налогов и вычетов для каждого сотрудника. Каждая запись должна содержать определения и формулы для вычисления каждой суммы. Однажды составив платежный протокол, необходимость его изменения появится только после смены законодательства по зарплате или величины налоговых ставок.

В предлагаемой схеме такой список будет выглядеть следующим образом:

С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА - полная зарплата сотрудника без вычетов

С_НАЛ1 - Отчисления сотрудника по НАЛ1 (X% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА)

С_НАЛ2 - Отчисления сотрудника по НАЛ2 (X% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА)

К_НАЛ1 - Отчисления компании по НАЛ1 (X% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА)

К_НАЛ1 - Отчисления компании по НАЛ1 (X% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА)

Примечание Чистая зарплата сотрудника (С_ЧИСТАЯ_ЗАРПЛАТА) определяется как С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА - С_НАЛ1 - С_НАЛ2 и ее внесение в список не требуется, так как она состоит из величин, которые уже определены.
Поместите действующие формулы для вычисления каждого удержания в этом списке. Иногда эти формулы довольно сложные, иногда они просто говорят "возьмите значение в таблице XYZ налоговых кодов".

Заметьте, что вы можете вычислить некоторые интересные значения, используя приведенные выше определения. Одно из таких значений - это общая стоимость для компании: С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА + К_НАЛ1 + К_НАЛ2.

14.3.2 Шаг 2: Создание карты транзакций

Когда вы вносите платежную ведомость в GnuCash, делайте это с использованием единичной расщепленной транзакции. Эта расщепленная транзакция заполняет соответствующие счета расхода и пассива. Если вам надо посмотреть подробности платежной ведомости позднее, откройте расщепленную транзакцию.

Вместе с созданным ранее списком удержаний, можно создать карту расщепленных транзакций для заработной платы. Каждый пункт списка привязывается к счету GnuCash.

Таблица 14.1. Карта транзакций

Account Increase Decrease
Assets:Checking   E_NET_SALARY
Expenses:Salaries E_GROSS_SALARY  
Liabilities:Tax1   E_TAX1
Liabilities:Tax2   E_TAX2
Expenses:Tax1 C_TAX1  
Liabilities:Tax1   C_TAX1
Expenses:Tax2 C_TAX2  
Liabilities:Tax2   C_TAX2

Отметьте, что компоненты К_НАЛ1 и К_НАЛ2 имеют записи и на счетах пассивов и на счетах расходов. Компонент компании в каждом налоге является расходом в платежной ведомости, но остается пассивом, пока налоги не выплачены.

14.3.3 Шаг 3: Выплата сотрудникам

Перейдите к счету, с которого будет осуществляться выплата сотрудникам, например, счет Активы: Чеки. Откройте расщепленную транзакцию и введите действительную сумму, используя ранее созданную карту транзакций как руководство. Повторите это для всех сотрудников.

Совет

Этот ручной процесс скучен, особенно если у вас много сотрудников.

Один из инструментов GnuCash вы точно захотите использовать при заполнении платежной ведомости сотрудников - это дублирование транзакций (Используйте кнопку Duplicate на панели инструментов). Это убережет вас от необходимости вносить все расщепления транзакции для каждого сотрудника. Вам будет нужно изменять сумму денег к выплате для каждого сотрудника, но не нужно будет создавать транзакции для каждого из них.

Если транзакции по платежной ведомости существенно не изменяются за каждый платежный период, вы также можете использовать функцию дублирования транзакций для дублирования самой последней транзакции платежной ведомости сотрудника в текущий платежный период. Если вы делаете так все время, прочитайте о Транзакциях по расписанию и сохраните себе еще больше времени!

14.3.4 Шаг 4: Платежи правительству

То что вы должны сделать в заключение - выплатить налоги правительству. На счетах пассивов накапливаются налоги для различных правительственных организаций и периодически вам необходимо отправлять чек правительству, чтобы заплатить эти издержки. Чтобы сделать это, просто внесите транзакцию между двумя счетами, например, вашим чековым счетом для выплаты налогового пассива. Это транзакция между вашим чековым счетом и счетом пассива, никакой расходный счет сюда не включается. Счета расхода применяются во время записи налоговых обязательств.

14.4 Пример

Используя счета, указанные ранее, давайте перейдем к примеру. Предположим, что вы имеете двух сотрудников (С1 и С2), каждый из которых получает $1000 в месяц полной заработной платы. Налоговые выплаты сотрудников НАЛ1 и НАЛ2 составляют 10% и 5% соответственно. Налоговые выплаты компании НАЛ1 и НАЛ2 составляют 15% и 10% каждый от полной зарплаты сотрудников.

Начиная с $50000 в банке и до создания каких-либо платежных ведомостей, план счетов выглядит следующим образом:

Payroll Example 1

Начальная установка платежной ведомости

14.4.1 Создание протокола

Список удержаний для сотрудника 1:

С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА - Полная зарплата сотрудника - $1000

С_НАЛ1 - Налоговые выплаты сотрудника по НАЛ1 - $100 (10% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА )

С_НАЛ2 - Налоговые выплаты сотрудника по НАЛ2 - $50 (5% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА )

К_НАЛ1 - Налоговые выплаты компании по НАЛ1 - $150 (15% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА )

К_НАЛ2 - Налоговые выплаты компании по НАЛ2 - $100 (10% из С_ПОЛНАЯ_ЗАРПЛАТА )

 

Таблица 14.2. Карта транзакций для сотрудника 1

Account Increase Decrease
Assets:Checking   $850 (E_NET_SALARY)
Expenses:Salaries $1000 (E_GROSS_SALARY)  
Liabilities:Tax1   $100 (E_TAX1)
Liabilities:Tax2   $50 (E_TAX2)
Expenses:Tax1 $150 (C_TAX1)  
Liabilities:Tax1   $150 (C_TAX1)
Expenses:Tax2 $100 (C_TAX2)  
Liabilities:Tax2   $100 (C_TAX2)
 

14.4.2 Выплаты сотруднику


Теперь введите первую расщепленную транзакцию для сотрудника 1 на чековый счет. Расщепленная транзакция будет выглядеть следующим образом:

Payroll Example 2

Расщепленная транзакция сотрудника 1

Совет Когда вы производите выплаты сотрудникам, вводите только имя сотрудника в поле Description (Описание). Если вы решите использовать возможности GnuCash по распечатке чеков, то будет автоматически создан чек для определенного сотрудника. Если вы, кроме имени сотрудника, захотите внести другую информацию о транзакции, используйте для этого поле Notes (Примечания), которое доступно при просмотре реестра в режиме двойных линий.

Повторите это все для второго сотрудника. После этого план счетов будет выглядеть следующим образом:

Payroll Example 3

План счетов после выплаты зарплаты

14.4.3 Выплаты правительству

 

Счета Пассивы: НАЛ1 и Пассивы: НАЛ2 учитывают сколько денег вы должны заплатить правительственным организациям. Когда наступает время выплат этим организациям, сделайте транзакцию с вашего чекового счета на счет пассивов. Счета расходов не включаются. Главное окно программы для этого примера будет выглядеть:

Payroll Example 4

Счета после правительственных выплат